IMPLEMENTACION DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN
Y TELECOMUNICACIONES EN LAS EMPRESAS.
1. Indique tres de los posibles errores, usted considere más importantes a
evitar, en el momento de implementar las nuevas tecnologías en una empresa.
- La instalación de las TIT en la empresa conlleva cambios en la organización
y en la gerencia y, en tal sentido, no deben concebirse como algo que se
añade a la forma en que tradicionalmente se ha gerenciado la organización.
Hacerlo de este modo es un camino que garantiza el fracaso.
- No es recomendable concebir las nuevas tecnologías e Internet, como
una moda o una forma de estar al día. Lo saludable es acompañar la
decisión de una evaluación y de un análisis lo más detallado posible en
torno a las facilidades, posibilidades y pasos que es necesario adelantar
para lograr una instalación exitosa.
- Como en cualquier negocio, no se puede medir el éxito por los
resultados y beneficios a corto plazo. Si la inversión se realiza
esperando recuperarla en lapsos breves, lo más recomendable es que desista
de la idea o que la decisión se postergue.
2. Indique las ventajas que facilitan la instalación de las TIT en las
PyME.
a. Las empresas pequeñas y medianas carecen de
una burocracia excesiva y ello facilita el proceso de toma de decisiones.
b. Las micro, pequeñas y medianas empresas
operan muy cerca del mercado y los clientes. Esta característica las dota de
una sensibilidad especial para evaluar el mercado y los cambios que en él se
producen.
c. Esta cercanía con el mercado las obliga a
dotarse de una flexibilidad de respuesta y adaptación, de la que en general
adolecen las grandes empresas. Igualmente, esta proximidad con el mercado las
prepara para obtener y procesar información de un modo más rápido.
3. Indique cuáles son los propósitos de la metodología para implementar las
TIT en una empresa.
a. Promover el uso de las TIT en la micro,
pequeñas y medianas empresas del país.
b. Dotar al empresario de criterios y
herramientas que le permitan evaluar las posibilidades que Internet ofrece a
las empresas de menor dimensión. Igualmente, suministrar información y
proporcionar elementos que le permitan al empresario visualizar los efectos e
impactos que su uso provocará en la empresa.
c. Desarrollar de manera sistemática las
distintas fases y procesos que el empresario debe considerar para asegurar la
instalación exitosa de las nuevas tecnologías en Internet en la empresa.
d. Elaborar una guía de preguntas que opera como
instrumento de autodiagnóstico. Las respuestas del empresario a las
interrogantes planteadas en el instrumento, va a permitir ubicar a la empresa
en el nivel de desarrollo en el que se encuentra.
e. Facilitar el diseño de la estrategia para la
instalación de las nuevas tecnologías.
4. Indique qué se pretende obtener y analizar
con cada una de las fases de la metodología. Además, especifique que se obtiene
de los datos en las encuestas que usted ha realizado en la empresa.
- FASE I: Superando barreras.
Dotar a la empresa de las TIT, es una decisión y un
compromiso de la alta dirección y de los dueños de la empresa,
independientemente del tamaño que esta tenga. Sobre los dueños recae la
responsabilidad de diseñar la estrategia de implantación y evaluar las
implicaciones e impactos que su uso provocará en la empresa, así como las
restricciones que habrá de enfrentar.
En consecuencia, resulta indispensable hacer una estimación de los impactos
positivos que su implantación generará a la empresa. Si ello no está lo
suficientemente claro y preciso, lo recomendable es recolectar la información
necesaria para asegurar una respuesta adecuada.
Además, la búsqueda de información e s una actividad de fácil realización,
barata y eficaz. Se recomienda construir un plan de trabajo que incluya un
conjunto de acciones de búsqueda tales como:
- Establecer contacto con empresas que han instalado Internet a objeto
de indagar y recopilar información de primera mano alrededor de temas
como beneficios, impactos, etc.
- Promover conjuntamente con las organizaciones en las que participa,
la realización de talleres de trabajo para discutir el tema.
- Participar en sesiones de trabajo, reuniones y cursos sobre el tema.
- Establecer contacto con las empresas proveedoras de servicios y
productos para indagar acerca de los beneficios e impactos de las nuevas
tecnologías.
- Esta fase permite al dueño del negocio identificar las áreas en las
que debe concentrar la atención. Además ayuda a conocer el grado de
utilización por parte de la empresa para confeccionar el plan de negocio.
En esta fase se va a recabar detalles de la información, conocimiento,
grado de utilización actual y estrategias de desarrollo en la empresa.
- FASE II: La decisión:
Sentido y alcance de instalar Internet. La decisión de
instalar las TIT sobre todo en la primera etapa, debe estar animada por un
propósito específico y con metas y objetivos concretos. En cada caso, los
objetivos son diferentes y por ello se hace necesario precisar el alcance y
sentido que se persigue.
En general, las empresas editoriales y las pequeñas empresas de consultoría en
arquitectura se inclinan por el software de diseño, otras como en el caso de
las empresas de ferretería o grandes mercados prefieren el software
administrativo, mientras que las pequeñas empresas y posadas del sector turismo
concentran su interés en la publicidad y el mercadeo de sus productos y
servicios.
También se convierte un aliciente para instalas las TIT la presión que ejercen
los clientes solicitando información, los proveedores efectuando las ventas o
requerimientos en línea y las grandes empresas solicitando productos y
servicios
Esta fase permite evaluar el grado de conciencia del dueño o gerente de la
empresa con relación a la instalación de Internet y nuevas tecnologías.
- FASE III: Caracterización de la situación actual de la
empresa:
La
decisión de instalar las TIT conduce, necesariamente, a la caracterización y
evaluación de la situación de la empresa permiten establecer el nivel de
discrepancia actual con respecto al modelo; la información así obtenida
constituye un insumo importante para el diseño de la estrategia de
implantación. Del nivel en que se encuentra va a depender la estrategia que se
adopte. No es lo mismo desplegar la estrategia en una empresa carente de infraestructura
tecnológica o “desconectada”, que en una que dispone de infraestructura y que
utiliza parcialmente las posibilidades que ofrece Internet de aquellas otras
que ya han transitado un cierto trecho en el campo de las TIT.
Esta
fase permite situar a la empresa en un estadio específico. El análisis general
se acompaña de interrogantes específicas que permiten al empresario una mayor
precisión acerca de la empresa con respecto al uso de lasa TIT.
- FASE IV: Evaluar y preparar a la Organización para la instalación
de las TIT:
La
fase 4 pretende, en principio, articular la instalación de las nuevas
tecnologías e Internet al plan de negocios y los procesos a desarrollar al
interior de la empresa, Cubiertas las fases anteriores es necesario pasar ahora
a evaluar el alcance e impactos del uso de Internet en cada área o función de
la organización.
Para
cada área o función se presenta un modelo de referencia que incluye las
posibilidades que Internet provee. Además, con el fin de optimizar la decisión,
se incorporan también las consecuencias que su uso acarrea a la empresa.
La
fase inicial de toda empresa comienza con un plan de negocio. Sin embargo,
es evidente que incorporar Internet a la empresa hace necesario articular el
plan de negocio y la gestión de la empresa con las posibilidades y retos que la
conexión ofrece. Es decir, la incorporación de las TIT implica modificar la
manera en que la empresa se organiza, planifica y gestiona.
Esta
fase permite establecer el nivel de discrepancia actual con respecto al modelo;
la información así obtenida constituye un insumo importante para el diseño de
la estrategia de implantación.
- Desarrollo de proveedores: La adecuada gestión de calidad y
productividad de la empresa está asociada a la calidad y el precio de los
productos y servicios que consume y que suministran las empresas
proveedoras. Esto plantea la necesidad de contar con proveedores
confiables con los cuales se mantengan relaciones de largo plazo. Para
las pequeñas y medianas empresas no resulta sencillo desarrollar esta
ecuación; y en este hecho descansa una de sus debilidades.
Las
empresas proveedoras también están interesadas en desarrollar negocios y
mantener relaciones con sus clientes a través de Internet. El uso de la red les
permite reducir costos asociados a la elaboración de pedidos, facturas y cobro.
- Clientes, publicidad y mercadeo: Es el cliente quien proporciona
sentido y justificación a cualquier empresa; sin él carece de sentido.
Por este motivo, la satisfacción de sus necesidades en términos de
calidad, precios, oportunidad de entrega, etc., adquiere una significación
medular para l negocio. Los casos empresariales dan cuenta de la enorme
capacidad de Internet para poder asegurar la satisfacción al cliente,
tanto de los clientes actuales como pospotenciales. Además la capacidad
de llegar a nuevos clientes, segmentos y mercados a un relativo bajo
costo, aumentan exponencialmente con el uso de Internet.
- Las oportunidades que abre Internet en relación con el cliente, se
pueden ordenar del siguiente modo:
- Internet proporciona presencia y visibilidad a la empresa.
- La empresa puede promocionar los productos y servicios a través de
los distintos medios que ofrece Internet.
- Internet es un excelente mecanismo para que los clientes puedan
enviar sugerencias, hacer reclamos y quejas y, por supuesto, solicitudes
de productos y servicios.
- Las TIT permiten explorar en tiempo real la tendencia de los
consumidores y hacer seguimiento de los cambios en la demanda.
- Por su intermedio es posible desarrollar lo que se conoce como
comercio electrónico.
- También permite a las empresas, construir la información del
cliente, lo registran por su nombre, diseñan la historia de consumo, el
perfil, características y necesidades.
- Para las PyME , estas posibilidades que se abren con Internet tienen
una gran relevancia y significación, ya que reducen costos y allanan las
dificultades de promoción de la empresa
- Consumidores: Para los compradores y consumidores, el comercio
electrónico tiene varias ventajas:
- Facilidad de acceso a múltiples ofertas.
- Para el cliente se abre la oportunidad de poder comparar ofertas de
precios y calidades en línea. La misma se puede obtener de manera
directa a través del contacto con las empresas proveedoras o a través de
intermediarios de información.
- Posibilidad de compartir información, las opiniones y evaluaciones
que otros clientes han realizado sobre servicios y productos que
suministra una determinada empresa.
- La posibilidad de crear redes de consumo y agregar la demanda con lo
cual se obtienen precios más favorables.
- Para la empresa también se adicionan las siguientes ventajas:
- Facilidad para llevar estadísticas acerca de los clientes: Perfil de
los mismos, tendencias de consumo, entre otros.
- Posibilidades de organizar y sistematizar la oferta, la venta y la
atención al cliente.
- Reducción de los costos de atención al cliente y del suministro de
productos y servicios.
- Capital humano (Talento Humano): El activo mas importante del que
dispone cualquier organización es el talento humano y su importancia se
acrecienta en la sociedad del conocimiento. Sobre el talento humano recae
la responsabilidad y la posibilidad de añadir valor, procesar y analizar
la información y construir conocimiento.
En
esta área las empresas de menores dimensiones exhiben debilidades evidentes. En
general, en Venezuela y en el mundo, estas empresas se encuentran en desventaja
al momento de seleccionar y contratar el talento humano. Las grandes empresas
están en capacidad de ofrecer condiciones y paquetes salariales con las que la
pequeña no puede competir y por ello las primeras contratan los recursos mejor
preparados.
Administración y gestión de empresa: El área de gestión y administración de la
empresa ha sido objeto de una gran atención de parte de las empresas
desarrolladoras de software. La gama de posibilidades es muy amplia: Desde los
complejos sistemas que utilizan las grandes empresas hasta el más reciente
software específico para las PyME. Las empresas que disponen de nuevas
tecnologías pueden potencialmente usar todas las variedades del software que
hoy están a su disposición, sin necesidad de estar conectadas a Internet.
- Información: Lo extenso de la información que circula en Internet
permite afirmar que en la red el empresario puede obtener casi toda la
información que requiere: Información económica y social, sobre el marco
legal, tendencias laborales, localidades, regiones, sectores de actividad
económica, entre muchas más.
- Seguridad: Muchos empresarios ven a Internet con recelo y
desconfianza, pues la inseguridad se sitúa en los primeros lugares de su
preocupación, y es uno de los motivos que explica la desconexión de las
empresas.
Ahora bien, el asunto no solo compete a la seguridad
de la red y de las empresas responsables de su mantenimiento, también incluye
la responsabilidad de la empresa para mantener y garantizar la seguridad de la
información que administra y maneja.
- FASE V: Implantación de Internet y Nuevas Tecnologías en la
empresa:
El propósito de esta fase es facilitar al empresario la confección de una
estrategia a la medida de su empresa, luego de que en las otras fases:
• Entendió las facilidades y oportunidades que abre Internet a la empresa y en
particular a la pequeña y mediana.
• A través de la metodología y los cuestionarios de apoyo, entendió el estadio
de desarrollo en que se encuentra la empresa con respecto al uso de las TIT.
• Evaluó las implicaciones y efectos que su instalación tendrán en la
organización.
• Identificó las áreas de interés y las prioridades de la empresa.
• Esbozó, en consecuencia, la estrategia adecuada.
En consecuencia el ciclo de la gerencia se compone en las siguientes fases:
1. Elaboración del plan
2. Ejecución de lo planificado
3. Seguimiento y evaluación de resultados
4. En la base a las discrepancias entre los resultados obtenidos y los
previstos se rediseña el proceso y se reinicia el ciclo gerencial.
1. Determinación de los objetivos que persigue la empresa Desarrollo de
proveedores, relación con los clientes.
2. Establecimiento de las metas acordes con los
objetivos planteados
3. Estrategia de implantación
a. Duración de la implantación
b. Formación del personal
c. Reorganización para atender las implicaciones organizativas
d. Los temas de seguridad
e. Los temas de redes internas
f. Los temas de redes externas
g. Evaluación de impactos
Esta fase permite al empresario determinar la situación en la que se encuentra
su empresa y formular el plan para la instalación de las TIT.
5. Indique y explique cuáles son los estadios posibles en el cual puede
estar una empresa en cuanto a la Tecnología (Ver figura #1 y Tabla #4 del
tema).
Dentro de los posibles estadios que puede estar ubicada una empresa seria el
nivel c ya que para este nivel la empresa dispondría de una buena
infraestructura estaría conectadas a las tecnologías y tendría acceso a los
programas generales y básicos los cuales requiere una empresa; también es
bastante accesible el nivel D ya que aprovecharía al máximo todas las
posibilidades de tecnología y utilizaría los programas específicos que
requieran para cubrir todas sus expectativas una empresa.
CONCLUSIÓN
En un mundo tan cambiante como el actual, donde es
afectado constantemente con las nuevas tecnologías que repercuten en la
economía y en la forma de hacer negocios, los líderes empresariales deben estar
atento a éstos nuevos cambios que pueden apoyar a sus empresas a ser más
competitivos y estar a la par con las nuevas exigencias económicas, sociales,
culturales, gubernamentales y organizacionales. No obstante, antes de incurrir
en la adaptación y aplicación de las nuevas TIT, los empresarios deben
considerar primeramente realizar un diagnóstico exhaustivo para conocer el
nivel en que se encuentra su empresa con relación a la tecnología, para luego
establecer estrategias y aplicación de una metodología especifica que lo puedan
ayudar a impulsar la adaptación de nuevas tecnologías de información y así
superar obstáculos que puedan frenar su deseo de expandirse a nuevos mercados y
adherirse a toda una red global con mayor oportunidades mejorando los procesos
y disminuyendo sus costos
